Wszystkie programy finansowania, niezależnie od tego, czy dotyczą programów pilotażowych, czy programów o ugruntowanej pozycji, będą wymagały szczegółowego budżetu, uwzględniającego zasoby i koszty związane z wdrażaniem programów AoP. Dlatego kluczowe jest uzyskanie ogólnego obrazu wszystkich przewidywanych kosztów i ewentualne zaangażowanie działu ekonomicznego w oszacowanie wszystkich kosztów związanych z opracowaniem i wdrożeniem programu.
Przy szacowaniu kosztów programu AoP ważne jest uwzględnienie następujących kosztów związanych z opracowaniem programu oraz codziennym zarządzaniem programem AoP:
Koszty rozwoju i ułatwień dotyczące godzin pracy pracowników w zakresie:
- ustanowienie ram organizacyjnych i uzyskanie strategicznego przeglądu (w tym planowanie i ułatwianie spotkań oraz przygotowywanie umów roboczych pomiędzy gminą a podmiotami zaangażowanymi we wdrażanie programu AoP),
- opracowywanie, ocenianie i dostosowywanie programu,
- przygotowywanie i realizacja strategii komunikacji i upowszechniania.
Koszty rozwoju i ułatwień dotyczące godzin pracy pracowników w zakresie:
- planowanie, ułatwianie i dostosowywanie działań,
- planowanie i prowadzenie szkoleń i seminariów dla animatorów kultury i sztuki na temat tego, jak podejmować działania i dostosowywać je do potrzeb grupy docelowej,
- stały dialog z uczestnikami,
- stały dialog i angażowanie kanałów rekrutacyjnych, w tym ułatwianie regularnych spotkań.
Koszty materiałów:
- produkcja i dystrybucja materiałów reklamowych takich jak ulotki, filmy, zdjęcia itp.,
- materiały wykorzystane do działalności kulturalnej i artystycznej oraz ich ocena (np. koszty druku).
Ważne jest również uwzględnienie innych wydatków, które mogą być bardziej szczegółowe w zależności od grupy docelowej AoP oraz rodzaju i lokalizacji działań.
Dodatkowe wydatki związane z programem AoP mogą obejmować:
- Pokrywanie kosztów w trakcie procesu współpracy z kanałami poleceń, profesjonalistami z dziedziny kultury i sztuki, grupami sterującymi i roboczymi.
- Koszty transportu – Czy grupa docelowa ma potrzeby związane z podróżowaniem, które powinny zostać uwzględnione w programie?
- Wydatki na sprzęt, np. materiały artystyczne
- Wynajem obiektów
- Koszty tłumacza, jeśli w programie AoP biorą udział osoby mówiące w językach obcych.
- Materiały komunikacyjne, tj. ulotki, plakaty itp. (ewentualne koszty tłumaczenia, jeśli materiały mają być dostępne w więcej niż jednym języku).
- Wymagania dotyczące cateringu zależą od długości i pory dnia, w której odbywają się zajęcia.
- Koszty oceny – mogą ją przeprowadzać eksperci ds. oceny, a w przypadku badań naukowych koszty te będą obejmować zaangażowanie badaczy i sprzętu badawczego.
