Rama organizacyjna to struktura dynamiczna, która powinna być regularnie poddawana przeglądowi w fazach pilotażu oraz przy każdym dalszym rozwoju programu, np. z programu krótkoterminowego na długoterminowy.
Należy pamiętać, że opracowanie programu AoP obejmującego inne grupy docelowe może wymagać zaangażowania innych interesariuszy i reorganizacji ram organizacyjnych. W związku z tym konieczna jest ciągła aktualizacja ram organizacyjnych w celu monitorowania ich skuteczności.
Poniżej przedstawiono kilka pytań, które należy rozważyć podczas rewizji ram organizacyjnych.
● Czy role i obowiązki każdego członka grupy sterującej i roboczej są jasno określone i zrozumiałe?
● Czy występują jakieś nakładające się role lub niejasności w zakresie obowiązków?
● Czy struktura organizacyjna działa zgodnie z oczekiwaniami?
● Czy istnieje skuteczna komunikacja i regularne kanały przekazywania informacji zwrotnych oraz otwarta komunikacja w obrębie zespołów i działów oraz między nimi?
● Czy istnieją narzędzia i procesy współpracy ułatwiające pracę zespołową i inne procesy współpracy pomiędzy osobami zaangażowanymi w program?
● Czy poziom zaangażowania i motywacji wśród członków grupy sterującej i grupy roboczej jest wysoki?
● Czy na program przeznaczono właściwe zasoby (finansowe, osobiste)?
● Czy decyzje są podejmowane w odpowiednim czasie, aby uniknąć opóźnień i nieefektywności?
● Czy decyzje są skutecznie komunikowane odpowiednim interesariuszom?
Określ obszary, w których struktura organizacyjna wymaga dostosowania, np. w celu usprawnienia komunikacji lub zaangażowania innych interesariuszy posiadających wiedzę specjalistyczną i umiejętności, które mogą wzmocnić strukturę, a tym samym wdrożenie i ustanowienie lokalnego programu AoP.
Poproś osoby już zaangażowane w tworzenie struktury organizacyjnej o sugestie dotyczące jej ulepszenia. Na podstawie ich opinii i uwag dostosuj strukturę organizacyjną.
